隨著全球經濟的國際化不斷發展,企事業單位的會議溝通交流會越來越來多。而說到會議,我們立即會想到傳統的會議,傳統的會議一般采用的是集中式的會議,會議需要確定具體的時間和地點,還根據會議室的大小來進行人數的安排,因此傳統的會議需要確定“時間、地點、人物”三要素才能進行相應的會議。隨著科技的發展,異地會議利器—視頻會議軟件的出現,徹底解決了傳統會議的“時間、地點、人物”三要素的問題,也可以使異地會議達到無論何時、何地、何人都可以即時參加會議。    
    視頻會議軟件是視頻會議系統中其中的一種,而視頻會議系統的前身是電視電話會議,電視電話會議主要是通過電話來進行溝通交流,但其缺乏面對面的圖像溝通,隨著視頻會議系統的出現,單純的語音會議成為了過去,音、視頻、數據三要素成為視頻會議系統溝通的主要方式。視頻會議系統主要分為純硬件視頻會議系統、純軟件視頻會議系統、軟硬件結合的視頻會議系統。由于純硬件視頻會議或者軟硬結合的視頻會議系統一般都是固定在某個地點,而純軟件視頻會議系統可以安裝到不同的終端,包括PC或者移動終端。因此視頻會議軟件有更好的移動性,可以使異地會議達到何時、何地、何人都能進行正常的溝通交流。
    使用視頻會議軟件進行異地會議,不僅能聽到發言者的聲音,還可以清晰看到發言者的動作、表情及會場的其他圖像細節,給與會者帶來真實的觀感。視頻會議軟件附帶有數據協同功能,如電子白板,通過電子白板,可以觀看操作者的手寫板書;文檔共享,可以使與會者實時看到共享發言人打開的文檔;屏幕共享,可以讓發言人的屏幕圖像傳輸到每個與會者;流媒體播放,可以讓所有的與會者同時播放相應的流媒體影片。因此視頻會議軟件不僅方便企業隨時召開內部會議、技術交流,還可以幫助企業解決異地培訓、異地招聘等難題。視頻會議軟件使異地溝通變得更高效,從而會深刻地影響企業的運行模式、縮短決策時間、同時提高組織內部的協同力和競爭力。
    由此可見,視頻會議軟件的功能特點決定其實現無論何時、何地、何人都可以即時參加異地會議的美好愿望。而視頻會議軟件并不僅僅只在企業中使用,也廣泛運用于其他行業,對于教育機構來說,能夠將不同區域的學生和教師通過視頻會議軟件進行連接和結合,共同觀看實時的課堂音視頻及互動教學。通過視頻會議軟件,大大縮近了不同地區的人與人之間溝通的距離,成為異地溝通交流的科技利器。

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